Benieuwd naar de beste manieren om je Teams-omgeving te beschermen en back-ups te maken? Zoek niet verder! In deze blog ontrafelen we alle opties voor het veiligstellen van je Teams-data, zodat je met een gerust hart kunt werken, wetende dat je gegevens veilig zijn. Of je nu een bedrijfseigenaar, IT-professional of gewoon een enthousiaste Teams-gebruiker bent, dit is een must-read om ervoor te zorgen dat je nooit meer belangrijke gegevens verliest. Klaar om je kennis te vergroten en je Teams-ervaring naar een hoger niveau te tillen? Lees verder en ontdek alles wat je moet weten over back-ups maken in Teams!
Microsoft Teams werd meer dan 5 jaar geleden uitgebracht, in 2017. Toch zijn de back-upopties voor MS Teams nog steeds beperkt, voornamelijk om twee redenen:
Naast de complexiteit van het implementeren van een volledige MS Teams-back-up en -herstel, is het een relatief kleine marktkans - vergeleken met VMware, Hyper-V en andere back-upniches - en kiezen veel back-upleveranciers ervoor om niet aanzienlijke middelen te investeren in het ondersteunen van MS Teams.
In dit bericht zullen we bespreken welke soorten gegevens zijn opgenomen in Microsoft Teams en wat de meest complete back-upopties zijn voor Teams (zowel native als tools van derden).
Teamgegevens omvatten berichten, gedeelde bestanden/bijlagen, SharePoint-webpagina's, kalenders en andere items. Deze Teams-gegevens worden opgeslagen in vrijwel elk onderdeel van Microsoft 365, waaronder de OneDrives van gebruikers, SharePoint-bibliotheken en Exchange-mailboxen.
Microsoft Teams omvat zes soorten gegevens die u mogelijk moet kunnen back-uppen en herstellen. Laten we elk Teams-onderdeel eens nader bekijken en de locatie van de gegevens meer in detail bespreken.
Berichten is een nieuw gegevensformaat binnen Microsoft 365 dat specifiek is voor Teams. Teams-berichten omvatten communicatie tussen individuele gebruikers en kanaalberichten (groepsposts); beide worden opgeslagen in de Teams-applicatie (niet in SharePoint/ExchangeOnline).
Bijlagen bij berichten en andere bestanden die door Teams-gebruikers worden gedeeld, worden opgeslagen op de OneDrives van de afzenders (voor privékanalen) of op de SharePoint-site van het team (zie het volgende hoofdstuk over hoe de gegevens zijn gestructureerd).
Wiki is een standaardwebpagina die automatisch wordt aangemaakt voor elk team. De Wiki-webpagina wordt opgeslagen in de documentbibliotheek "Teams Wiki Data" op de SharePoint-site (elk team heeft een aan deze gekoppelde SharePoint-site, waar we in het volgende hoofdstuk op zullen ingaan).
Voor elk teamkanaal wordt standaard een OneNote-notitieblok aangemaakt en opgeslagen in de documentbibliotheek "Site Assets" op de SharePoint-site van het team. Het notitieblok kan worden weergegeven als een tabblad in het teamkanaal als een team-eigenaar dit toevoegt.
Elk team heeft een aan het team gekoppelde groepsmailbox in Exchange. De groepsmailbox zelf is niet toegankelijk in de Microsoft 365-gebruikersinterface. Maar het is gekoppeld aan de postvakken van de teamleden en wanneer een e-mail naar de groepsmailbox wordt verzonden, kunnen de teamgebruikers deze zien in de groepsmappen in hun Outlook-app (Team #1 en Team #2 in het bovenstaande voorbeeld).
We zullen bespreken hoe Microsoft Groups verbonden zijn met Teams in het volgende hoofdstuk.
Elke standaardgroepsmailbox die is gekoppeld aan een team, bevat een groepskalender. Gebruikers kunnen de Teams-kalender bekijken in het gedeelte Agenda van de Teams-app of op het tabblad Agenda in hun postvakken (zie het voorbeeld hierboven).
Elk Microsoft-team heeft een MS Groep, een Groep-postbus en een SharePoint Online-site die is gekoppeld aan het team. Naast deze entiteiten worden bepaalde Teams-gegevens ook opgeslagen op de OneDrives van gebruikers.
Alle teamgebruikers zijn lid van de MS Groepen die zijn gekoppeld aan hun teams (één groep per team). De naam van de groep is altijd hetzelfde als de naam van het team waaraan het is gekoppeld.
Team-MS Groepen hebben ook team Groep-postbussen (de naam van de postbus is ook dezelfde als de naam van het team). Alle e-mails die naar dergelijke postbussen worden gestuurd, worden doorgestuurd naar de teamleden, en gebruikers zien dit in hun Outlook-app, onder het gedeelte Groepen → "Teamnaam" (zie Afbeelding 2 in de vorige sectie).
Bestanden die zijn bijgevoegd bij berichten in openbare kanalen, worden opgeslagen op de SharePoint-site van het team (team-SharePoint-site → Documenten → "Kanaalnaam").
Webpagina's van het team (inclusief het Wiki van het team) worden opgeslagen in de SharePoint-webpaginalibrary van het team (SharePoint-site → Pagina's).
Als een kanaal privé is, worden de webpagina's en bijlagen van het kanaal opgeslagen op een speciale SharePoint-site die Microsoft 365 aanmaakt voor elk privékanaal. De naam van zo'n SharePoint-site is hetzelfde als de naam van het privékanaal (niet het Team).
Bestanden die zijn bijgevoegd aan 1-op-1 Teams-berichten worden opgeslagen op de OneDrives van de gebruikers. Een gedeeld bestand wordt opgeslagen op de OneDrive die toebehoort aan de gebruiker die het heeft verzonden.
De samenvatting hieronder geeft een overzicht van de typen Teams-gegevens en hun locatie binnen Microsoft 365. In totaal zijn er zes gegevenstypen die behoren tot Teams (berichten/posts, bestanden, taken, webpagina's, notitieboeken en groepen).
Er zijn twee soorten ingebouwde Microsoft 365 Teams back-up- en herstelmogelijkheden. De eerste is de standaard ingebouwde retentie- en herstelfuncties (onderdeel van Exchange en SharePoint online) die beschikbaar zijn in alle M365-abonnementen. De tweede is de retentiefuncties van het Compliance Center, alleen beschikbaar in senior E3/E5 Microsoft 365-plannen.
U kunt meer lezen over beide soorten ingebouwde M365-gegevensback-up-/herstelfuncties in een andere blogpost .
Het ingebouwde Microsoft 365-herstel helpt bij het herstellen van het deel van de Teams-gegevens dat is opgeslagen op team SharePoint-sites (Teams Wiki, Bestanden en OneNote), evenals de gegevens die zijn opgeslagen in het gedeelde Exchange-postvak van het team (e-mails die naar het Teams-postvak zijn gestuurd en Teams-agenda).
De belangrijkste beperkingen van het standaard herstel zijn:
de gegevensretentieperiode is beperkt tot 93 (of minder) dagen; Teamberichten worden niet beschermd door het ingebouwde mechanisme. Alle items (bestandsbijlagen en teamwebpagina's) die zijn verwijderd uit Teams SharePoint-sites en gebruikers OneDrives komen in de Prullenbak, waar ze 93 dagen blijven voordat ze permanent worden verwijderd. Als een gebruiker zijn Prullenbak leegt voordat er 93 dagen zijn verstreken, gaan de gegevens naar de Tweede Prullenbak (waar ze gedurende de resterende 93 dagen blijven).
Verwijderde gegevens in Exchange Online (e-mails en agenda's) volgen een vergelijkbaar pad. Verwijderde items worden eerst verplaatst naar de eerste fase van de Prullenbak (waar ze door gebruikers kunnen worden hersteld) en vervolgens naar de tweede fase van de Prullenbak (herstelbaar door beheerders).
Het totale herstelvenster voor verwijderde Exchange Online-items is maximaal 60 dagen (verwijderde items worden 30 dagen opgeslagen in de eerste prullenbak, plus 30 dagen in de tweede prullenbak).
De tweede vorm van native Microsoft 365 gegevensbeschermingsmogelijkheden is het compliance-retentiebeleid, alleen beschikbaar in premium (duurdere) E3-E5 M365-abonnementen. U kunt het compliance-retentiebeleid gebruiken om de Microsoft Teams-gegevensherstelstrategie te implementeren en verwijderde/gewijzigde Teams-gegevens onbeperkt te bewaren.
Als u meer wilt weten over het compliance-retentiebeleid en de kosten ervan, controleer dan de eerder genoemde link.
Kortom, om de retentiebeleidsregels te gebruiken als Teams-back-up, moet u twee beleidsregels configureren (een enkel retentiebeleid kan niet tegelijkertijd Teams en een ander gegevenstype behouden). Hier zijn de stappen:
3. Maak nog een (tweede) beleid om te behouden:
Teamgebruikers' OneDrive-gegevens (bestanden uit 1-1 Teams-chats worden daar opgeslagen)
Mailboxen van teamgebruikers (bevatten e-mails die zijn verzonden naar het Teams-e-mailadres en de Teams-agenda)
Team SharePoint-sites (één site per team, plus extra sites - één voor elk privékanaal in het team)
Het belangrijkste nadeel van de standaard (beschikbaar in alle plannen) M365-herstelopties is het zeer korte (60-90 dagen) herstelvenster en de onvolledige retentiescope (bijvoorbeeld geen Teams-berichten). Wel maakt het standaardherstel een zeer nauwkeurig herstel van gegevens mogelijk naar dezelfde plaats waar het is verwijderd.
De nalevingsretentiebeleidsregels helpen beide nadelen aan te pakken - ze verlengen het herstelvenster (onbeperkt) en behouden alle Teams-berichten en andere datatypen. Er is echter geen mechanisme om de gegevens terug te zetten naar M365. In plaats daarvan moeten ze handmatig worden gedownload en geïmporteerd, wat vaak niet haalbaar is voor grotere organisaties.
Er zijn 5 Office 365-back-upleveranciers die naar onze mening gericht zijn op het leveren van back-up en herstel van Microsoft Teams.
De drie meest complete tools - AvePoint, Veeam en SkyKick - bieden back-up van Team-kanaalberichten en bijlagen, evenals gedeeltelijke back-up van 1-1 Team-chats en hun bijlagen.
Om 1-1 teamchats met alle 3 oplossingen te back-uppen, moeten beheerders handmatig bescherming toewijzen aan elk teamlid, en daarom beschouwen we hun ondersteuning voor back-up van 1-1-chats en bijlagen als gedeeltelijk. NextStep24 Cloud Backup, powered by Afi, stelt beheerders in staat om alle leden van een team te selecteren en hen automatisch te beschermen (zonder dit één voor een te hoeven doen).
Een veelvoorkomend nadeel van de back-uptools is het onvermogen om een back-up te maken van de gegevens van privéteamkanalen (chats, bijlagen en bestanden). AvePoint is de enige leverancier (afgezien van Afi) die de back-up van privékanaalberichten mogelijk maakt, maar geen back-up maakt van de bijlagen en privékanaalbestanden (de back-up kan worden gepland, maar er worden geen gegevens bewaard).
Andere vaak voorkomende nadelen van de back-uptools van Teams van derden zijn gedeeltelijke of afwezige ondersteuning van 1-1-bijlagen en berichten, evenals niet-ondersteunde gegevenstypen (gedeelde agenda's, OneNote-notitieboekjes) en onvolledige ondersteuning van Wiki-pagina's (de meeste oplossingen kunnen er een back-up van maken). als binaire bestanden, maar de gegevens kunnen niet correct worden teruggezet naar Office 365).
In 2021 introduceerde Microsoft betaalde (berekende) API-toegang tot MS Teams-gegevens. De nieuwe API stelt back-uptoepassingen in staat om Teams-berichten en andere gegevens te back-uppen en te herstellen (met beperkingen). Sommige leveranciers gebruiken de berekende API om Teams-back-up te implementeren.
Het gebruik van de nieuwe Teams API vereist meestal de installatie en configuratie van een afzonderlijke back-uptoepassing vanuit de Azure Marketplace (naast de oorspronkelijke app die u hebt geïnstalleerd toen u zich voor het eerst aanmeldde voor een M365-back-upservice).
Wanneer uw back-upprovider de API gebruikt om MS Teams-gegevens te back-uppen/herstellen, brengt Microsoft u (de klant) kosten in rekening voor elke API-aanvraag. De geschatte kosten voor het (initieel) back-uppen van 10.000 Teams-berichten bedragen $7.500, en u hoeft dit alleen de eerste keer te betalen dat de berichten worden geback-upt (tijdens incrementele back-ups heeft de back-upleverancier geen toegang tot nieuwe berichten). De geschatte kosten voor het herstellen van berichten naar MS365 zijn ook $7.500.
NextStep24 Cloudbackup, powered by Afi, biedt gedetailleerde ondersteuning voor MS Teams-back-up (inclusief 1-1, openbare en privékanalenberichten). We vertrouwen echter niet op de berekende API om de back-updienst te leveren. Wij geloven dat in de meeste gevallen de bijkomende kosten van de berekende API-ladingen het moeilijk maken om de prijs van de M365-back-upservice te rechtvaardigen voor klanten met intensief gebruik van MS Teams.
NextStep24 Cloudbackup, powered by Afi, biedt een volledige MS Teams-back-up, inclusief de inhoud van privékanalen en Teams-gegevens die zijn opgeslagen op OneDrives van teamleden. Afi is ook de enige cloud Office 365-back-upservice die het beheer van gebruikersback-upbeleid mogelijk maakt op basis van hun Groeps- en Teamlidmaatschap.
Het duurt slechts 1-2 minuten om Teams-back-up in Afi te configureren:
Selecteer een Teams-kanaal in de Active Directory-weergave om een back-up SLA-beleid toe te wijzen aan alle gebruikers die toegang hebben tot het Teams-kanaal.
Met Afi kunt u een back-up maken van Teams-berichten, bestanden en andere Teams-bronnen en deze herstellen. Afi biedt veelzijdige herstelopties, waaronder online gegevensvoorbeelden en zoeken in volledige tekst naar Exchange-items, naast vele andere unieke functies. Ontdek meer over Afi's Office 365-back-up of begin met een gratis proefperiode van 14 dagen.
Houd er rekening mee dat alle genoemde productnamen handelsmerken of geregistreerde handelsmerken zijn van hun respectieve eigenaren, en het gebruik van deze namen impliceert geen enkele band met of goedkeuring door hen.
Laat je e-mailadres achter en wij nemen contact met je op!
NextStep24
Overschieseweg 306
3112 NC Schiedam
Tel: +31 (0)10 3007890
E-mail: info@nextstep24.nl